Wynajem samochodu – mobilność dla firmy

Sprawdziłem co powinieneś wiedzieć o wynajmie krótko- i średnioterminowym. Dowiedz się, w jakich sytuacjach te rozwiązania będą lepsze od leasingu i dlaczego zapewnią twojej firmie lepszą mobilność i pomogą ograniczyć koszty.

Firmy potrzebujące samochodu zazwyczaj decydują się na leasing. Nie ma w tym niczego dziwnego – wybierając leasing operacyjny można wrzucić w koszty uzyskania przychodu m.in. opłatę początkową, raty leasingowe, koszty paliwa czy przeglądów.

Nie zawsze jednak leasing jest optymalnym rozwiązaniem. W niektórych przypadkach lepszą opcją, zapewniającą firmie większą mobilność jest wynajem.

Co trzeba wiedzieć o wynajmie?

Na rynku funkcjonuje rozróżnienie na wynajem:

• krótkoterminowy (na dni)
• średnioterminowy (na miesiące)
• oraz długoterminowy (na lata).

Każdy z tych rodzajów wynajmu różni się sytuacjami, w których ma zastosowanie. Czym różnią się od siebie i co trzeba o nich wiedzieć? Kiedy firmie opłaca się z nich skorzystać? Sprawdziłem.

Wynajem krótkoterminowy

Wynajem krótkoterminowy jest dobrą alternatywą dla wykorzystywania przez firmę puli samochodów – specjalnie kupionych/wyleasingowanych po to, by udostępniać je pracownikom (bez przypisywania samochodu do konkretnego pracownika). Wszystkie auta pulowe mogą być w ruchu, może się jednak zdarzyć, że część z nich stoi bezczynnie na parkingu (np. w okresie wakacyjnym lub w weekendy). A mimo tego że stoją, generują koszty dla firmy – np. z tytułu ubezpieczenia czy przeglądów.

Jakie są jego zalety? Pierwsza to ograniczenie kosztów dla firmy – nie musi kupować czy leasingować aut, a następnie płacić za ich utrzymanie. Jeśli potrzebny jest samochód, można go po prostu wypożyczyć. A co więcej – dla wypożyczalni nie jest problemem dostarczenie w razie potrzeby samochodu klasy premium, SUVa z podwyższonym prześwitem i napędem na cztery koła czy auta dostawczego, które przewiezie np. wyposażenie stoiska na targi.

Jak wygląda opłacalność wynajmu krótkoterminowego w porównaniu do leasingu? Pokażę to na przykładzie Toyoty Auris w wersji Active, napędzanej benzynowym silnikiem 1.33. Cena netto tego auta to 53 855,28 zł. Jego zakup jest finansowany leasingiem na 36 miesięcy z limitem przebiegu 30 000 km rocznie.

Wyliczenia na podstawie danych Kaizen Rent

Dzienny koszt użytkowania tego samochodu wyniesie zatem 73,27 zł netto, pod warunkiem, że auto jest użytkowne w firmie przez 365 dni w roku. Dzienny koszt użytkowania zależy od liczby dni, przez jakie auto pulowe będzie faktycznie wykorzystywane, a warto zauważyć, że same weekendy stanowią ponad 100 dni w ciągu roku. Jak ma się to do tego, ile trzeba zapłacić za wynajem samochodu? Pokażę to na przykładzie oferty wypożyczalni Kaizen Rent, w której za wypożyczenie na dzień samochodu z segmentu C (takiego jak np. Toyota Auris) trzeba zapłacić 85 zł.

Wyliczenia na podstawie danych Kaizen Rent

Im mniejsza jest liczba dni, przez które auto pulowe jest faktycznie wykorzystywane, tym bardziej opłacalne jest – jak wynika z powyższej tabeli – jego wypożyczenie. W tym konkretnym przykładzie posiadanie samochodów pulowych przez firmę jest opłacalne jeżeli będą one użytkowane przez co najmniej 300 dni w roku – wtedy jego dzienny koszt utrzymania jest wyższy od kosztu wynajmu o 4,15 zł. W sytuacji gdy auta pulowe są wykorzystywane przez pracowników tylko w dni pracujące, a w weekendy i święta (czyli ok 120 dni w roku) stoją na parkingu wówczas ta różnica wzrasta do ok. 22 zł na korzyść wynajmu. Przy jednym samochodzie różnica wydaje się niewielka, ale już przy kilkudziesięciu autach oszczędności zaczynają być zauważalne.

Auta pulowe czy wynajem krótkoterminowy?

Zanim zdecydujesz się na kupno/wzięcie w leasing samochodu/samochodów, które będziesz udostępniał swoim pracownikom, odpowiedz na kilka pytań.

Na podstawie danych Kaizen Rent

Posiadanie puli samochodów wiąże się z jeszcze jednym ryzykiem – może okazać się że jest ich za mało lub za dużo w stosunku do aktualnych potrzeb twojej firmy. W pierwszej sytuacji będziesz musiał dokupić kolejne auto/auta, a w drugiej – rozważyć sprzedaż niepotrzebnych samochodów lub ich oddanie do firmy leasingowej, co może się wiązać z dodatkowymi opłatami.

Podsumowując, wynajem samochodu w pewnych sytuacjach nie tylko pozwoli na obniżenie kosztów utrzymania samochodów, ale przede wszystkim zapewni większą mobilność Twojej firmie, poprzez możliwość elastycznego doboru pojazdu w zależności od potrzeb firmy i celu podróży

Wynajem średnioterminowy – kiedy z niego korzystać?

Posłużę się przykładem z nieco innej branży – kilka miesięcy temu jeden z operatorów komórkowych reklamował nową ofertę telekomunikacyjną dla firm, w przypadku której za nieużywane karty SIM nie trzeba było płacić pełnego abonamentu a zaledwie złotówkę miesięcznie. Na podobnej zasadzie działa wynajem średnioterminowy w Kaizen Fleet. Potrzebujesz samochodów dla pracowników kontraktowych, zatrudnionych na okres próbny czy do konkretnego projektu? Możesz je wypożyczyć.

Wynajem średnioterminowy jest też dobrym rozwiązaniem jeśli:

• nie chcesz obniżyć zdolności kredytowej firmy
• twoja firma dopiero powstała i nie ma jeszcze zdolności kredytowej, niezbędnej przy ubieganiu się o leasing czy kredyt
• wymieniasz flotę samochodową i potrzebujesz pojazdów zastępczych
• nie wiesz na jak długo będzie ci potrzebny samochód, a nie chcesz wiązać się długoletnią umową.

Z wynajmu średnioterminowego możesz też skorzystać jeżeli samochód ma być nagrodą dla najlepszego pracownika. Wypożyczalnia może dostarczyć ci samochód skonfigurowany zgodnie z twoimi wymaganiami.

Cechy charakterystyczne wynajmu średnioterminowego

Wynajem średnioterminowy ma kilka cech charakterystycznych, które jednocześnie odróżniają tę usługę od leasingu.

Na podstawie danych Kaizen Fleet

Kiedy opłacalny jest wynajem średnioterminowy?

Pokażę to na kilku przykładach:

• twoja firma wygrała przetarg i otrzymała kilkumiesięczny kontrakt. Jego wykonanie będzie wiązało się z koniecznością częstych wyjazdów do kontrahenta. Kontrakt został zawarty na 8 miesięcy – i na taki właśnie czas twojej firmie potrzebny będzie nowy samochód. Z uwagi na dość krótki okres trwania kontraktu, opłacalny nie będzie zakup samochodu ani wzięcie go w leasing,
• prowadzisz działalność sezonową i samochody w twojej firmie potrzebne są tylko przez kilka miesięcy w roku. Owszem, możesz je wziąć w leasing lub kupić. W takiej sytuacji powinieneś mieć świadomość tego, że w czasie kiedy nie będziesz z nich korzystał będą generowały koszty (m.in. z tytułu ubezpieczeń, przeglądów czy kosztów utrzymania miejsca, w którym będą garażowane),
• od kilku miesięcy prowadzisz działalność. Twoja firma rozwija się ale nie chcesz wiązać się z bankiem ani firmą leasingową umową długoterminową. Po prostu nie wiesz jeszcze jak twój biznes będzie się rozwijał,
• zatrudniłeś nowego pracownika. Do jego stanowiska pracy przydzielony jest samochód (jest handlowcem). Dopóki jest on zatrudniony na czas określony, nie chcesz kupować ani leasingować dla niego auta.

W każdym z powyższych przykładów najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z wynajmu średnioterminowego. Dzięki tej usłudze twoja firma może korzystać z samochodu tak długo jak będzie potrzebny i zwrócić auto kiedy nie będzie już wykorzystywane.

Z danych Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów (PZWLP) wynika, że w drugim kwartale 2018 r. łączna flota firm oferujących wynajem krótko- i średnioterminowy, będących członkami PZWLP wyniosła niemal 19 tys. pojazdów i wzrosła – w porównaniu do tego samego okresu poprzedniego roku – o 28,7 proc. Oznacza to, że wynajem cieszy się coraz większym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą Kaizen Fleet - www.kaizenfleet.pl, która jest właścicielem wypożyczalni samochodów Kaizen Rent - www.kaizenrent.pl.