Jak założyć firmę - instrukcja krok po kroku

Niezależność, jaką daje własna działalność gospodarcza, skłania wiele osób do rozwinięcia skrzydeł jako przedsiębiorcy. Zanim jednak zaczniemy wykonywać zlecenia czy dostarczać produkty do odbiorców, musimy zająć się formalnościami związanymi z otwarciem firmy. Obecnie jest to znacznie prostsze niż jeszcze kilka lat temu. Sprawdźcie, jak założyć firmę krok po kroku. Dziś pora na rejestrację w urzędzie i złożenie odpowiednich dokumentów.

Zakładanie firmy w urzędzie

Zakładanie firmy jest procesem, który wymaga dopełnienia kilku ważnych formalności. Zanim jednak skierujemy swoje kroki do urzędu, musimy wiedzieć, jaką firmę chcemy założyć i jaka ma być jej forma prawna, ponieważ determinuje to tryb zakładania działalności. Krok po kroku przedstawimy, jak to zrobić. 

Po pierwsze musimy wiedzieć, jaką działalność będziemy prowadzić. Ma to wpływ na sposób zakładania firmy. Przyjmuje się, że:

• firma jednoosobowa, czyli jednoosobowa działalność gospodarcza, podlega rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG); 
• spółka cywilna podlega rejestracji w Głównym Urzędzie Statystycznym, w rejestrze REGON, a wspólnicy będący osobami fizycznymi powinni być zarejestrowani w CEIDG;
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi być zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS);
• spółkę jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną i akcyjną rejestruje się w Krajowym Rejestrze Sądowym.

W wielu przypadkach, między innymi podczas rejestrowania jednoosobowej działalności gospodarczej, wszystkich formalności można dopełnić przez internet, bez wychodzenia z domu. Można to uczynić między innymi za pośrednictwem swojej bankowości elektronicznej. 

Wielu młodych przedsiębiorców decyduje się na otwarcie własnej firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Wymaga to uzyskania wpisu do CEIDG – można to zrobić przez internet albo złożyć w tym celu odpowiedni wniosek w swoim urzędzie gminy, odpowiadającym miejscu zamieszkania przedsiębiorcy. 

Co ważne, obecnie przedsiębiorca przy rejestracji działalności gospodarczej nie musi już zgłaszać się osobno do urzędu skarbowego oraz jako płatnik ubezpieczeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, ponieważ w formularzu rejestracyjnym CEIDG-1 wszystkie te elementy są już zawarte. W przypadku firm będących spółką cywilną każdy z jej wspólników musi wypełnić CEIDG z osobna. 

Do urzędu skarbowego trzeba zgłosić się jedynie wówczas, gdy przedsiębiorca decyduje się być VAT-owcem, czyli płatnikiem podatku VAT. Wówczas trzeba w urzędzie właściwym ze względu na miejsce wykonywania działalności złożyć wniosek o rejestrację na potrzeby podatku VAT. Składany powinien on być na formularzu VAT-R, w którym wpisuje się między innymi dane dotyczące rozpoczynanej działalności gospodarczej. 

Dokumenty potrzebne do założenia działalności gospodarczej

Wiemy już, gdzie odbywa się formalne zakładanie działalności gospodarczej. Teraz pora wskazać, jakie dokumenty musi posiadać przedsiębiorca, żeby założyć firmę. Jeśli chcemy rozpocząć jednoosobową działalność gospodarczą lub świadczyć usługi w ramach samozatrudnienia, to powinniśmy wypełnić w pierwszej kolejności wniosek o wpis do CEIDG na druku CEIDG-1. 

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej jest rejestrem firm, który przyjmuje wnioski o zakładanie własnej działalności gospodarczej podczas wizyty w urzędzie miasta czy w urzędzie gminy, listownie, a nawet elektronicznie, za pośrednictwem strony internetowej ceidg.gov.pl. 

We wniosku CEIDG-1 trzeba podać takie dane jak:

• dane osobowe, w tym imię i nazwisko;
• data i miejsce urodzenia;
• numer PESEL;
• posiadane obywatelstwa;
• adresy – miejsce zamieszkania oraz miejsca związane z zakładaną działalnością gospodarczą;
• nazwa firmy, która musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nazwę skróconą;
• kody PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności), które dopasowane są do rodzaju przyszłej działalności gospodarczej;
• liczba pracowników, o ile zamierzamy takich zatrudniać;
• data rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej;
•  informacja o ubezpieczeniu w ZUS-ie, KRUS-ie lub za granicą;
• aktualny urząd skarbowy;
• adres miejsca, w którym będzie przechowywana dokumentacja rachunkowa;
• informacje o małżeńskiej wspólności majątkowej. 

Zdarza się, że o rejestrację firmy w CEIDG będzie ubiegała się osoba, która nie ma nadanego numeru PESEL, ponieważ jest np. obcokrajowcem. Wówczas należy w formularzu CEIDG-1 zaznaczyć opcję „nie posiadam numeru PESEL”. Jeśli mamy nadany już wcześniej numer NIP, trzeba go wpisać we wniosku. Jeśli nie, to wniosek CEIDG-1 jest jednocześnie formularzem wnioskowania o nadanie numeru NIP i REGON dla działalności gospodarczej. 

Uwaga! Istnieje jeszcze forma innej działalności – działalność nierejestrowana, która nie musi być, jak wskazuje nazwa, rejestrowana w CEIDG. To opcja warta rozważenia w przypadku drobnego handlu. Nie trzeba rejestrować działalności, jeśli jesteśmy osobami fizycznymi, a przychody z naszej działalności nie przekroczą w żadnym miesiącu 50 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia oraz to nasza pierwsza działalność gospodarcza albo to nasz kolejny biznes, ale przed 30 kwietnia 2017 roku został wykreślony z ewidencji przedsiębiorców i nie był wznawiany. 

Do wniosku CEIDG-1 dołącza się zgłoszenie do ZUS. Jeśli przyszła działalność gospodarcza będzie jednocześnie naszym jedynym źródłem dochodów, to należy użyć druku ZUA. W przypadku, gdy jednak przedsiębiorca będzie jednocześnie zatrudniony na podstawie umowy o pracę, w której zarabiać będzie powyżej minimalnej pensji krajowej, to powinien wykorzystać formularz ZUS ZZA. W przypadku spółki cywilnej nasze zgłoszenie do ZUS musi być przygotowane na druku ZPA.

Właściwie to do złożenia wniosku do CEIDG nie potrzebujemy żadnych dokumentów prócz danych z dowodu osobistego oraz informacji o przyszłej prowadzonej przez nas jednoosobowej działalności gospodarczej. 

Ile trwa założenie działalności gospodarczej w urzędzie?

Złożenie wniosku CEIDG-1 nie wymaga fizycznej obecności przedsiębiorcy w urzędzie, ponieważ można wypełnić wniosek online i zatwierdzić go za pomocą podpisu elektronicznego. Można też przez stronę CEIDG złożyć wniosek online, zatwierdzając go za pomocą bankowości internetowej, Profilem Zaufanym lub podpisem elektronicznym. 

Kiedy wniosek jest już złożony, CEIDG weryfikuje go pod względem formalnym i prawnym. Przesyła informacje o założonej przez nas działalności gospodarczej do urzędu skarbowego, ZUS-u i GUS-u oraz dokonuje rejestracji działalności. Przedsiębiorca otrzymuje potwierdzenie zarejestrowania firmy na wskazany adres mailowy. Jeśli wniosek będzie niepoprawny, system teleinformatyczny CEIDG poinformuje o tym fakcie albo dana osoba otrzyma wezwanie listem poleconym o niezwłoczne skorygowanie lub uzupełnienie wniosku we wskazanym zakresie w terminie 7 dni roboczych od otrzymania wezwania. 

Wpis w CEIDG z danymi nowej działalności gospodarczej pojawi się z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG. Dzieje się to nie później niż następnego dnia roboczego po dniu złożenia wniosku. Właściwie działalność gospodarczą możemy podjąć w dniu złożenia wniosku o wpis do CEIDG.