Rozliczenie kosztów podróży służbowej – omówienie i wzór

Podróż służbowa to wykonywanie zadań służbowych na polecenie pracodawcy poza stałym miejscem pracy. Jeśli więc wybierasz się do innego miasta lub kraju w obowiązkach związanych z pracą, to znaczy, że jedziesz w delegację. W takiej sytuacji przysługują ci konkretne prawa, zwłaszcza związane z rozliczeniem takiej podróży. W tym przypadku mowa jednak o innych rozliczeniach niż zwrot kosztów dojazdu do pracy. Warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej zazwyczaj zawarte są w umowie o pracę lub regulaminie wynagrodzenia. Mogą jednak zostać rozliczone na zasadach ogólnych określonych w przepisach prawa pracy.

Pracownik w podróży służbowej – co mu przysługuje?

Najprościej i najszybciej możesz sprawdzić to w regulacjach własnych Twojej firmy. Często zdarza się jednak, że przedsiębiorstwa ich nie posiadają. Wówczas zastosowanie znajdują przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jakie zapisy w nich znajdziesz? Dowiesz się m.in., że z tytułu podróży krajowej i zagranicznej przysługuje Ci dieta i zwrot kosztów. Co dokładnie się do nich zalicza? W przypadku diety mowa o wypłacie ekwiwalentu zwiększonych kosztów wyżywienia. Z kolei zwrot kosztów obejmuje wydatki poniesione na przejazdy, noclegi czy też inne, niezbędne i udokumentowane koszty.

Co istotne, to pracodawca określa środek transportu w podróży służbowej. Istnieje możliwość, aby pracownik skorzystał z własnego auta. Wówczas jednak rozliczyć należy poniesiony koszt na paliwo. Stawka zależy od rodzaju pojazdu i jest obliczana na podstawie tzw. kilometrówki.

Na jakich zasadach zwracane są koszty podróży służbowej?

Jak prawidłowo rozliczyć delegację służbową? Wiesz już, jaka jest podstawa prawna rozliczenia kosztów podróży służbowej. Musisz jeszcze pamiętać o tym, że niezbędne jest wystawienie polecenia wyjazdu, a więc dokumentu, który potwierdzi odbycie podróży służbowej. Na podstawie tego dokumentu pracodawca dokona rozliczenia.

Co musisz zawrzeć w poleceniu wyjazdu służbowego poza danymi osobowymi pracownika? Przede wszystkim będzie to:

• cel i miejsce wyjazdu,
• data wyjazdu,
• czas trwania podróży służbowej,
• środek transportu,
• informacje o zaliczce, jaką pracownik otrzymał na pokrycie kosztów podróży,
• termin rozliczenia się.

Na dokumencie powinien znaleźć się podpis osoby do tego uprawnionej.

Polecenie wyjazdu stanowi podstawę do rozliczenia kosztów podróży służbowej. W praktyce oznacza to, że pracownik otrzyma:

• dietę,
• zwrot kosztów za przejazdy, noclegi, środki komunikacji miejskiej i inne udokumentowane wydatki, które zostaną uznane przez pracodawcę.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej poza granicami kraju

Rozliczenie kosztów podróży służbowej poza granicami kraju przebiega nieco inaczej niż w przypadku podróży krajowej. Podstawowa różnica to fakt, że podróż poza granice Polski wiąże się z koniecznością wydania przez pracodawcę zaliczki. Przy wyjeździe krajowym zaliczka wypłacana jest jedynie na wniosek pracownika. W obu tych sytuacjach wylicza się ją na podstawie kalkulacji kosztów podróży.

Wysokość diety, jaka jest wypłacana pracownikowi, zależy od państwa, do którego się udaje. Dla przykładu stawka dzienna podróży do Wielkiej Brytanii to 45 funtów dziennie, z kolei w przypadku Niemiec jest to 49 euro.

Jak dokładnie rozlicza się koszty podróży poza granicę kraju? Pracownikowi przysługuje:

• do 8 godzin – 1/3 diety zagranicznej,
• do 12 godzin – 1/2 diety zagranicznej,
• ponad 12 godzin – pełna dieta.

Zapewnienie pracownikowi wyżywienia obniża wysokość diety odpowiednio o:

• śniadania po 15% diety,
• obiady i kolacje po 30% diety.

Gdy pracownik ma zagwarantowane całodzienne wyżywienie, należy mu się 25% diety.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej w kraju

W przypadku podróży krajowej obowiązuje stała stawka diety, tj. 38 zł za dobę podróży. Również jej wysokość dzieli się odpowiednio na jedną trzecią, gdy podróż trwa do 8 godzin bądź na pół, gdy podróż trwa do 12 godzin.

Jeśli pracownikowi zostaje zapewniony bezpłatny posiłek, to dieta ulega pomniejszeniu o 25% (przy śniadaniu i kolacji) lub 50% (w przypadku zapewniania obiadu).

Jak rozliczyć podróż służbową właściciela firmy?

Właściciel firmy także może udać się w podróż służbową. Wówczas wydatki, które w związku z nią ponosi, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Mówi o tym art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Oczywiście podróż musi mieć wpływ na powstanie przychodu.

Co istotne, wydatki poniesione na wyżywienie nie mogą wliczać się bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu. Możliwe jest jednak ujęcie diety w kosztach w takiej wysokości, w jakiej przysługuje ona pracownikom w delegacjach.

Z kolei wydatki poniesione na nocleg mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w całej kwocie. Podobnie będzie w sytuacji, gdy przedsiębiorca w podróż służbową uda się samochodem zaliczonym do środków trwałych firmy. W takiej sytuacji ma prawo do kosztów zaliczyć wszystkie wydatki, związane z jego użytkowaniem w tym czasie.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej – wzór

Jak wypełnić rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej? Poniżej znajdziesz wzór, z którego możesz skorzystać.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia podróży służbowej?

Zgodnie z przepisami w uzasadnionych przypadkach pracownik ma możliwość złożenia pisemnego oświadczenia, w którym opisuje okoliczności mające wpływ na jego uprawnienia do diet, ryczałtów lub zwrotu innych kosztów związanych z podróżami służbowymi. Pozyskanie takiego oświadczenia od pracownika stwarza możliwość dokładnego rozliczenia różnych świadczeń, takich jak diety, ryczałty na przejazdy miejscowe czy koszty podróży.

W rzeczywistości, w przypadku większości delegacji, właściwe naliczenie świadczeń, które przysługują pracownikowi, wymaga uzyskania od niego pewnych informacji. Dlatego też warto rozważyć wprowadzenie zasady, że pracownik składa tego rodzaju oświadczenie przy każdym rozliczeniu delegacji.

Zobacz też: Jak obniżyć podatek dochodowy dla osób fizycznych i prawnych w 2023 roku?

Jak udokumentować podróż służbową przedsiębiorcy?

W procesie rozliczania kosztów podróży pracownik jest zobowiązany do dołączenia odpowiednich dokumentów, w szczególności rachunków, faktur lub biletów, które potwierdzają poszczególne wydatki związane z podróżą służbową. Warto zaznaczyć, że ten wymóg nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Jeśli pracownik napotka trudności w przedstawieniu dokumentu potwierdzającego swój wydatek, ma możliwość złożenia pisemnego oświadczenia, w którym opisuje dokonany wydatek oraz wyjaśnia przyczyny braku możliwości dostarczenia dokumentacji, np. zgubienie biletu.

Rozliczenie kosztów podróży musi być zgodne z instrukcjami zawartymi w poleceniu wyjazdu służbowego.

W przypadku zgłoszenia przez pracownika nieprawdziwych oświadczeń, które doprowadziłyby do uzyskania wyższego świadczenia niż to, do którego jest uprawniony (na przykład, gdy składa fałszywe oświadczenie o braku śniadań w ramach usługi noclegowej), pracownik ponosi konsekwencje zarówno w sferze dyscyplinarnej (można uznać to za poważne naruszenie jego podstawowych obowiązków), jak i prawnej (mogą wystąpić kwestie związane z wyłudzeniem nienależnego świadczenia).

W jakim terminie trzeba rozliczyć koszt podróży służbowej?

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej, zgodnie z § 5 pkt 1, określa, że podróże służbowe muszą zostać rozliczone w ciągu 14 dni od ich zakończenia.

Warto także wiedzieć: Jak wybrać biuro rachunkowe?

Jak księgować koszty podróży?

Podstawą rozliczenia kosztów związanych z podróżą służbową są dokumenty potwierdzające fakt poniesienia określonych wydatków przez pracownika. Ważne jest, aby zadbać o odpowiednie udokumentowanie kosztów podróży służbowej, co jest podstawą do dokonania odpowiednich zapisów księgowych.

Koszty podróży służbowej mogą być księgowane na koncie „Pozostałe koszty rodzajowe” lub w planie kont może zostać utworzone odrębne konto przeznaczone delegacjom „Koszty podróży służbowych”. Kontem korespondującym może być konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.