Dofinansowanie lub zwrot kosztów dojazdu do pracy – komu przysługuje i jak się o nie ubiegać?

Przy aktualnych cenach paliwa koszty dojazdów do pracy mogą uszczuplać konto osobiste nawet o kilkaset złotych miesięcznie. Z punktu widzenia przepisów pracodawca nie ma jednak obowiązku ich zwracania pracownikom, choć oczywiście może im to zaproponować. Na „ustawowe” dofinansowanie mogą liczyć głównie przedstawiciele określonych grup zawodowych oraz osoby, które podjęły zatrudnienie za pośrednictwem Urzędu Pracy.

Dofinansowanie lub zwrot kosztów dojazdu do pracy: o czym musimy pamiętać?

Każdy, kto chciałby uzyskać dofinansowanie do dojazdu do pracy, musi mieć świadomość, że Kodeks pracy nie nakłada na pracodawców obowiązku pokrywania takich kosztów. Co do zasady dojazdy do pracy leżą w gestii pracownika, a pracodawca może zaoferować w tym zakresie wsparcie, ale nie musi.

W praktyce wiele zakładów pracy rzeczywiście pomaga pracownikom w dotarciu do pracy, np. organizując specjalny transport do fabryki zlokalizowanej poza miastem lub fundując bilety okresowe na komunikację publiczną. Takie formy wsparcia mają charakter dodatkowych benefitów, podobnie jak np. prywatna opieka medyczna, czy dofinansowanie do szkoleń.

Na „ustawowe” dofinansowanie dojazdu do pracy w 2023 roku mogą liczyć tak naprawdę wyłącznie przedstawiciele niektórych uprzywilejowanych grup zawodowych oraz osoby zarejestrowane w Urzędzie Pracy, co szerzej wyjaśnimy w dalszej części tekstu.

Komu przysługuje zwrot kosztów dojazdu do pracy?

Zwrot kosztów dojazdu do pracy roku przysługuje przede wszystkim pracownikom niektórych służb cywilnym m.in.:

• sędziom,
• prokuratorom,
• strażakom,
• funkcjonariuszom Policji i Straży Granicznej,
• pracownikom Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu.

Zasady przyznawania dofinansowania dojazdów do pracy takim pracownikom regulują odrębne przepisy. Przykładowo, na podstawie art. 93 ust. 1 Ustawy o Policji policjanci mogą liczyć na zwrot kosztów dojazdu do pracy, a konkretnie do miejsca pełnienia służby, w wysokości ceny biletów za przejazd koleją lub autobusem, o ile ich miejsce zamieszkania znajduje się w miejscowości pobliskiej miejsca pełnienia służby.

Pozostałe grupy zawodowe nie mogą liczyć na takie specjalne przywileje. Nie ma przepisów, które przewidywałyby np. zwrot kosztów dojazdu do pracy nauczyciela. Jedynie, jeśli nauczyciel dojeżdża do filii szkoły znajdującej się poza miejscowością, w której zlokalizowana jest szkoła macierzysta, przysługuje mu zwrot kosztów podróży służbowej według ogólnych przepisów Kodeksu pracy dotyczących delegacji.

Nie istnieją również odrębne przepisy, które przewidywałyby dofinansowanie dojazdu do pracy osoby niepełnosprawnej. Takie dofinansowanie może jedynie przysługiwać na podstawie regulaminu danego zakładu pracy chronionej np. w postaci zwrotu kosztów biletów lub zakupu paliwa. Jednak zwrot kosztów dojazdu do pracy własnym samochodem osoby niepełnosprawnej najczęściej jest proponowany pracownikom, którzy nie mogą korzystać z komunikacji publicznej.

O zwrot kosztów dojazdów do pracy mogą natomiast ubiegać się osoby, które za pośrednictwem Urzędu Pracy zostały zatrudnione lub skierowane na staż poza miejscem zamieszkania, ale, pod warunkiem że ich wynagrodzenie nie przekracza 200% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Dofinansowanie przyznawane jest wówczas na wniosek takiej osoby przez starostę i można z niego korzystać przez maksymalnie 12 miesięcy.

Wszystkim pozostałym pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, których nie dotyczą specjalne uregulowania, przysługuje inna forma zwrotu kosztów dojazdów do pracy w postaci możliwości ich odliczenie od przychodu przy rozliczeniu podatku dochodowego. Są one bowiem traktowane jako koszty uzyskania przychodu i odlicza się je ryczałtowo w następującej wysokości:

• 250 zł miesięcznie i do 3000 zł rocznie – w przypadku pracowników mieszkających w miejscowości, w której znajduje się ich zakład pracy,
• 300 zł miesięcznie i do 3600 zł rocznie – takie podwyższone koszty uzyskania przychodu przysługują pracownikom dojeżdżającym do pracy do innej miejscowości, którzy nie otrzymują dodatku za rozłąkę (kwota odliczenia może być wyższa, jeśli wyższe koszty dojazdów można udokumentować np. imiennymi biletami okresowymi na pociąg lub inne środki transportu publicznego).

Takie koszty uzyskania przychodu obniżają podstawę opodatkowania, a więc także podatek dochodowy.

Jak uzyskać zwrot kosztów dojazdu do pracy?

W przypadku, gdy podjąłeś zatrudnienie za pośrednictwem Urzędu Pracy, wniosek o dofinansowanie dojazdu do pracy musisz złożyć właśnie w tym urzędzie.

A jak uzyskać zwrot kosztów dojazdu do pracy w 2023 r. w innych sytuacjach? W pierwszej kolejności sprawdź, czy taki zwrot w ogóle Ci przysługuje np. w aktualnych przepisach regulujących wykonywanie danego zawodu, czy też regulaminach wewnątrzzakładowych. Na podstawie takich przepisów musisz złożyć stosowny wniosek do pracodawcy o dofinansowanie. Możesz także zwrócić się do niego z indywidualną prośbą o przyznanie jakiejś formy rekompensaty kosztów dojeżdżania do pracy, ale wówczas należy ją odpowiednio uzasadnić.

Pamiętaj także, że również chcąc uzyskać zwrot kosztów dojazdów do pracy w postaci 300 zł podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, musisz dopełnić pewnych formalności. Należy bowiem złożyć u pracodawcy pisemne oświadczenie, że jesteś osobą dojeżdżającą do pracy z innej miejscowości. Wówczas pracodawca będzie zobowiązany do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu przy rozliczaniu zaliczek na podatek dochodowy.

Zobacz też: Dopłaty do samochodów elektrycznych - na jaką kwotę można liczyć?

Kiedy pracodawca dofinansowuje koszt dojazdu do pracy?

Dofinansowanie dojazdu do pracy przez pracodawcę ma w większości przypadków charakter dobrowolny i wówczas może być zaproponowane w różnej formie np. jako:

• częściowy lub całkowity zwrot za bilety okresowe,
• ryczałt na paliwo lub kilometrówkę w przypadku pracowników dojeżdżających do pracy własnym autem.

Takie dofinansowanie kosztów dojazdu do pracy może być przyznane przez pracodawcę wszystkim pracownikom lub wyłącznie wybranym. Zawsze jednak zasady jego przyznawania powinny być uregulowane w wewnątrzzakładowych przepisach, a także uwzględnione w warunkach umowy o pracę.

Zupełnie niezależną formą wsparcia jest dofinansowanie dojazdu do pracy z Urzędu Pracy. O jego przyznaniu nie decyduje bowiem pracodawca, lecz starosta, który przeznacza na to środki pochodzące z Funduszu Pracy.

Kiedy pracodawca zwraca koszt dojazdu do pracy?

Pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów dojazdu do pracy tylko w kilku przypadkach:

• gdy pracownik odbywa podróż służbową,
• gdy pracownik przemieszcza się w godzinach pracy między oddziałami przedsiębiorstwa,
• gdy przewidują to przepisy szczegółowe np. dotyczące określonych grup zawodowych.

Jak odliczyć zwrot kosztów dojazdu do pracy w PIT 37?

Opodatkowaniu nie podlega zwrot kosztów dojazdu do pracy z Urzędu Pracy oraz jeśli obowiązek ich ponoszenia przez pracodawcę wynika wprost z przepisów innych ustaw np. wspomnianej wyżej Ustawy o Policji. W takich przypadkach pracownik nie musi więc takiego zwrotu kosztów rozliczać w rocznej deklaracji podatkowej.

Rozliczenie zwrotu kosztów dojazdu do pracy w PIT 37 jest konieczne tylko wtedy, gdy są one pokrywane przez pracodawcę dobrowolnie. Co do zasady wlicza się je wówczas do przychodu wynikającego ze stosunku pracy. Wysokość takiego zwrotu jest jednak uwzględniana w deklaracji PIT 11, jaką pracodawca musi dostarczyć pracownikowi raz w roku i na podstawie której należy rozliczyć swój roczny PIT 37. Również koszty uzyskania przychodu z tytułu dojazdów do pracy są uwzględniane w PIT 11.

Warto też wiedzieć, że osoby zatrudnione w więcej niż jednym zakładzie pracy, mogą mieć odliczane koszty uzyskania przychodów w każdym z nich. W przypadku pracowników miejscowych suma takich odliczeń nie może przekraczać rocznie kwoty 4500 zł, a w przypadku pracowników zamiejscowych – kwoty 5400 zł.

Do niedawna, jeśli suma takich odliczeń u różnych pracodawców przekroczyła powyższe limity, pracownik musiał dopłacać podatek przy rozliczeniu rocznym. Ten niekorzystny sposób rozliczania zwrotu kosztów dojazdu do pracy zmienił Nowy Ład. Od 1 stycznia 2022 r. pracownik może bowiem złożyć wniosek u pracodawcy, by ten nie uwzględniał kosztów uzyskania przychodów przy odprowadzaniu zaliczek na podatek dochodowy. Dzięki temu można uniknąć podwyższonego podatku rocznego.