Prowadzisz własną działalność gospodarczą, a może większą firmę? Jest wiele instrumentów na rynku, które mogą pomóc w codziennej pracy, w tym m.in. konto firmowe. Nic nie zastąpi jednak współpracy z dobrym biurem rachunkowym. Tylko jak je znaleźć?
Co warto zrobić przed rozpoczęciem poszukiwania biura rachunkowego?
O ile początkowo możesz próbować rozliczać się z fiskusem samodzielnie, o tyle z biegiem czasu i rozwoju twojej firmy, staje się to coraz bardziej skomplikowane. W końcu w grę wchodzi znacznie więcej obowiązków niż rozliczenie podatku PIT. W takim momencie dobrze jest poszukać biura rachunkowego, które zatrudnia wykwalifikowanych specjalistów. Zanim jednak przejdziesz do działania, zastanów się dokładnie, czego oczekujesz. Dzięki temu zyskasz pewność, że podpisujesz umowę z podmiotem, które odpowie na twoje potrzeby.
Sprecyzuj swoje wymagania wobec biura rachunkowego
Zanim rozpoczniesz poszukiwania biura rachunkowego, sprecyzuj swoje oczekiwania i wymagania. Warto wziąć pod uwagę takie kwestie jak rodzaj działalności, specyficzne potrzeby finansowe oraz oczekiwane wsparcie. Czy potrzebujesz pomocy z podatkami, analizą finansową czy może prowadzeniem księgowości? A może zależy ci na kompleksowym podejściu i poradach prawnych? To kluczowe pytania, które pomogą określić, jakiego rodzaju biuro będzie najlepiej pasować do Twoich potrzeb.
Określ budżet
Kolejnym istotnym aspektem jest określenie budżetu, jaki jesteś w stanie przeznaczyć na usługi biura rachunkowego. Koszty mogą znacząco się różnić w zależności od zakresu usług i skomplikowania potrzeb. Warto również zastanowić się, czy wybierasz model abonamentowy, czy płatność za konkretne usługi. Pamiętaj, że wybór biura rachunkowego to inwestycja, która ma wpływ na stabilność i przyszłość twojej firmy.
3 Kroki do skutecznego wyboru biura rachunkowego
Przemyślałeś już to, co najważniejsze. Pora teraz przejść do aspektów, które mogą zadecydować o wyborze konkretnego biura rachunkowego. Co się do nich zalicza? Będą to 3 istotne elementy.
Analiza specjalizacji i doświadczenia pracowników biura rachunkowego
Przed dokonaniem wyboru biura rachunkowego warto przeprowadzić gruntowną analizę specjalizacji i doświadczenia jego pracowników. Zadaj kilka pytań:
- Czy biuro posiada ekspertów w dziedzinach, które są dla Ciebie kluczowe? Ile tego rodzaju osób jest w nim zatrudnionych?
- Czy współpracuje z dużymi korporacjami, a może obsługuje jedynie mniejsze podmioty?
- Czy zatrudnia księgowych z wiedzą na temat Twojej branży? Jakie ma doświadczenie w wybranej dziedzinie?
- Czy w danym biurze pracują licencjonowani doradcy?
O to warto zapytać podczas rozmowy z przedstawicielem biura. Zapytaj się także, na jakich zasadach współpracują z księgowymi. Czy zdarza im się zlecać swoje usługi na zewnątrz? To również może mieć znaczenie.
Opinie klientów i referencje biura rachunkowego
Opinie innych klientów to cenne źródło informacji o jakości usług biura rachunkowego. Sprawdź, czy biuro ma pozytywne opinie i referencje od innych przedsiębiorców. Pamiętaj jednak, że opinie mogą być subiektywne, dlatego warto skupić się na konkretnych aspektach, które są dla ciebie istotne. Zbyt duża liczba negatywnych komentarzy powinna być jednak alarmująca. Warto także korzystać z poleceń. Dopytaj znajomych lub rodziny, może także korzystają obecnie z usług biura rachunkowego i są zadowoleni z jego usług.
Koszty i model wynagrodzenia za usługi rachunkowe
Kwestie finansowe są kluczowe przy wyborze biura rachunkowego. Sprawdź, jakie są dostępne modele wynagrodzenia i jakie usługi są w nich zawarte. Czy model abonamentowy jest korzystniejszy dla Ciebie, czy może preferujesz płatność za konkretną usługę? Pamiętaj, aby dokładnie zrozumieć, co obejmuje wybrany model i czy jest on dostosowany do Twoich potrzeb.
Zdecydowana większość księgowych pobiera podstawowe wynagrodzenia za usługi księgowe uzależnione od liczby księgowanych dokumentów. Inne decydują się na ustalanie wynagrodzenia ryczałtowego.
Czynniki decydujące o wyborze biura rachunkowego
Jakie mogą być inne czynniki decydujące o wyborze biura rachunkowego? Przeanalizowaliśmy kilka aspektów. Również zwróć na nie uwagę, ponieważ mogą ułatwić codzienną pracę.
- Posiadane uprawnienia – sprawdź, czy biuro współpracuje z osobami posiadającymi licencje doradców podatkowych. Mają oni znacznie szerszą wiedzę od księgowych, która może okazać się przydatna. Dobrą oznaką jest również posiadanie przez pracowników certyfikatu Ministerstwa Finansów.
- Dostępność narzędzi i technologii rachunkowych – sprawdź, czy biuro korzysta z nowoczesnych narzędzi i technologii, które ułatwiają prowadzenie księgowości i analizę finansową.
- Zgodność z obowiązującym prawem i regulacjami – upewnij się, że biuro działa zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi i prawnymi, aby uniknąć problemów w przyszłości.
- Ochrona danych – pewna część zadań wcześniej przypisanych GIODO (Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych) przechodzi obecnie na administratorów danych osobowych, co w efekcie wymaga również obecności administratorów bezpieczeństwa informacji. Przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z usług określonego biura, warto upewnić się, czy firma wdrożyła odpowiednie procedury mające na celu zapewnienie efektywnej ochrony naszych danych osobowych.
- Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej – zanim dokonasz ostatecznego wyboru konkretnego biura, warto skupić się nie tylko na aspekcie posiadania polisy obejmującej standardowe zdarzenia, ale także na innych działaniach, takich jak profesjonalne prowadzenie rozliczeń ZUS, precyzyjne zarządzanie Księgami Przychodów i Rozchodów czy nawet zabezpieczenie w przypadku utraty istotnych dokumentów. Szczególnie istotne jest również to, w jakim konkretnym towarzystwie ubezpieczeniowym biuro zdecydowało się nabyć wymaganą polisę.
- Sposób przekazywania dokumentów – dowiedz się, czy będą one doręczane pocztą, wysyłane drogą elektroniczną czy będziesz zobowiązany stawić się po nie osobiście.
Czym powinno cechować się dobre biuro rachunkowe?
Dobre biuro rachunkowe wyróżniają nie tylko opisane powyżej czynniki, ale także kwestie związane z codzienną współpracą. Co można do nich zaliczyć?
- Dobra komunikacja i łatwy kontakt – kluczowym elementem dobrej współpracy z biurem rachunkowym jest efektywna i otwarta komunikacja z klientami. Dobre biuro rachunkowe powinno zapewniać łatwy dostęp do swoich ekspertów, umożliwiając klientom zadawanie pytań, wyjaśnianie wątpliwości oraz przekazywanie informacji. Odpowiednie narzędzia komunikacyjne i szybka reakcja na zapytania klientów budują zaufanie i komfort współpracy.
- Regularna analiza finansów – profesjonalne biuro rachunkowe będzie stale monitorować i analizować finanse klienta. To oznacza nie tylko prowadzenie standardowych ksiąg rachunkowych, ale także zdolność do interpretacji danych finansowych w celu identyfikacji trendów, ryzyk i możliwości. Takie podejście pozwala klientowi podejmować lepsze decyzje biznesowe.
- Raportowanie – dobre biuro rachunkowe dostarcza klarownych i zrozumiałych raportów finansowych. Te raporty powinny być dostosowane do potrzeb klienta i zawierać istotne informacje, które pomogą w ocenie stanu finansowego firmy oraz w planowaniu przyszłych działań.
- Traktowanie indywidualnie każdego klienta – każdy klient jest inny, ma swoje unikalne potrzeby i cele. Dobre biuro rachunkowe nie traktuje klientów rutynowo, ale podejmuje się indywidualnego podejścia. Rozumiejąc specyfikę klienta, biuro może dostosować swoje usługi, oferując spersonalizowane wsparcie i rozwiązania.
- Skupienie na różnych rodzajach przedsiębiorców – różne rodzaje przedsiębiorstw wymagają różnego podejścia. Dobre biuro rachunkowe ma zdolność obsługiwania szerokiego spektrum klientów, od małych startupów po duże korporacje. Posiadając wiedzę na temat licznych branż i specyfikacji, biuro może dostarczać dopasowane usługi i porady.
Jak wybrać dobre biuro rachunkowe – podsumowanie
Wybór biura rachunkowego to kluczowy krok dla każdej firmy. Pamiętaj, aby zacząć od sprecyzowania swoich wymagań i określenia budżetu. Przeprowadź analizę specjalizacji i doświadczenia pracowników biura, sprawdź opinie klientów oraz zwróć uwagę na koszty i modele wynagrodzenia. Warto również wziąć pod uwagę czynniki decydujące o wyborze biura oraz cechy, które powinno posiadać dobre biuro rachunkowe.
Pamiętaj, że biuro rachunkowe to partner, który pomoże w rozwijaniu firmy i utrzymaniu stabilności finansowej. Decyzji o współpracy z konkretnym biurem nie należy więc podejmować pochopnie.
0 Komentarze