Osoby składające wnioski o zasiłek chorobowy lub opiekuńczy nie zawsze będą musiały dostarczać papierowe dokumenty. Od 1 lipca 2026 r. część formalności można załatwić elektronicznie, a nowe przepisy porządkują sposób przekazywania dokumentów między pracodawcą a ZUS.
Nowe zasady dotyczą m.in. wniosków o zasiłek chorobowy, opiekuńczy i inne świadczenia z ubezpieczenia chorobowego. Kluczowy jest jeden szczegół: kto w danym przypadku wypłaca zasiłek — pracodawca czy ZUS.
Najważniejsze informacje
- Zmiany obowiązują od 1 lipca 2026 r. i rozszerzają prawnie skuteczne formy elektroniczne.
- Przy zgłoszeniu do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób zasiłek co do zasady ustala i wypłaca płatnik składek.
- Przy zgłoszeniu do 20 osób prawo do zasiłku, jego wysokość i wypłatę ustala ZUS.
- Wyjątkiem są zasiłki za okres po ustaniu ubezpieczenia — w tych sprawach właściwy jest ZUS.
- Płatnik ma przekazać komplet dokumentów do ZUS najpóźniej w ciągu 7 dni od ich otrzymania.
Mniej papieru, więcej skutecznych dokumentów elektronicznych
Najbardziej praktyczna zmiana dotyczy formy składania wniosków. Jeśli zasiłek wypłaca pracodawca, ubezpieczony może złożyć wniosek nie tylko papierowo, ale też elektronicznie, np. przez e-mail, system kadrowo-płacowy albo jako skan.
Gdy wypłatą zajmuje się ZUS, wniosek może trafić do Zakładu papierowo, przez PUE/eZUS albo na adres do doręczeń elektronicznych. W takim przypadku dokument musi być podpisany jednym z dopuszczonych podpisów: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym, osobistym albo podpisem udostępnionym przez ZUS.
Jeden błąd nie musi oznaczać powrotu do papieru
Nowe zasady porządkują sytuacje, które w praktyce mogły budzić najwięcej emocji. Jeśli pracownik złoży np. wniosek o zasiłek opiekuńczy do pracodawcy, który nie wypłaca zasiłków, pracodawca przekaże go do ZUS.
Co ważne, może to zrobić papierowo albo jako skan załączony do dokumentu elektronicznego. Nie ma wtedy obowiązku dosyłania papierowego oryginału tylko dlatego, że dokument został przekazany elektronicznie.
Dokument elektroniczny zyskuje taką samą moc
Dokumenty elektroniczne przekazane przez płatnika składek mają taką samą moc jak dokumenty papierowe opatrzone własnoręcznym podpisem. To ważne uproszczenie, bo ogranicza ryzyko blokowania sprawy wyłącznie z powodu formy przekazania dokumentów.
Załączniki wymagane do ustalenia prawa do zasiłku można składać jako oryginały, kopie potwierdzone albo kopie elektroniczne. Dla wielu ubezpieczonych oznacza to brak dublowania dokumentów i krótszą ścieżkę formalną.
Co to oznacza w praktyce dla pracownika i firmy?
Dla ubezpieczonych zmiana oznacza prostszą drogę do złożenia wniosku, zwłaszcza tam, gdzie dokumenty kadrowe od dawna krążą elektronicznie. Dla firm najważniejszy jest termin: jeśli dokumenty powinny trafić do ZUS, płatnik musi przekazać komplet najpóźniej w ciągu 7 dni od ich otrzymania.
Ta zmiana może uporządkować wiele codziennych spraw zasiłkowych, ale wymaga uważności po obu stronach. Najważniejsze będzie szybkie ustalenie, kto wypłaca świadczenie, i przekazanie dokumentów właściwą drogą bez niepotrzebnego powielania papieru.
0 Komentarze