Co to jest księga wieczysta i gdzie sprawdzić numer księgi wieczystej?

Kupno mieszkania to inwestycja, do której trzeba się w należyty sposób przygotować. Nie można bowiem kierować się spontanicznością, kiedy w grę wchodzą setki tysięcy złotych, a tyle trzeba wydać na zakup nowego lub używanego lokalu nawet w średniej wielkości mieście. 

Przed przystąpieniem do podpisania umowy sprzedaży w formie aktu notarialnego trzeba sprawdzić przede wszystkim stan prawny nieruchomości. Można to zrobić przy użyciu jej księgi wieczystej. Jakie informacje znajdują się w takim dokumencie i czym on właściwie jest?

Czym jest księga wieczysta i do czego służy?

Księga wieczysta (KW) jest pojęciem dobrze znanym wszystkim osobom, które miały okazję kupować lub sprzedawać nieruchomość. Co należy rozumieć przez to pojęcie? Definicja wskazuje, że jest to ogólnodostępny dokument, w którym opisany jest stan prawny nieruchomości. Właściwie to rejestr publiczny, który prowadzony jest przez sąd właściwy dla miejsca położenia danej nieruchomości, w tym również i mieszkań. Wgląd w księgę wieczystą pozwala uzyskać informacje dotyczące właściciela lub właścicieli nieruchomości, jej przeznaczenia, dokładnej lokalizacji oraz ewentualnego obciążenia jej hipoteki. 

Za pośrednictwem księgi wieczystej sprawdzić można stan prawny nieruchomości. Obecnie istnieje elektroniczny rejestr KW, dlatego bez wychodzenia z domu można sięgnąć po elektroniczne księgi wieczyste i zapoznać się z ich wpisami, gdyby klient chciał kupić mieszkanie i dowiedzieć się o nim wszystkiego, co istotne, zanim podpisze jakąkolwiek umowę ze sprzedającym.

Można też skorzystać z papierowej księgi wieczystej, ale to wymaga wystąpienia o jej odpis do sądu rejonowego obejmującego swoim działaniem lokalizację danej nieruchomości. 

Jak sprawdzić stan prawny mieszkania w księdze wieczystej? 

Wiadomo już, do czego właściwie służy księga wieczysta. Jak sprawdzić w niej stan prawny mieszkania, które ma być obiektem zakupu w kancelarii notarialnej? Należy przeczytać dokładnie wpisy, jakie są umieszczone w księdze wieczystej. Jak czytać je ze zrozumieniem? Trzeba wiedzieć, co właściwie znajduje się w poszczególnych rozdziałach KW. Każda księga wieczysta jest podzielona na cztery rozdziały:

• Rozdział I – Oznaczenie nieruchomości. Zawiera informacje dotyczące nieruchomości – numer i identyfikator działki, położenie, obręb ewidencyjny. Znajdziemy tu również informacje o jej powierzchni, liczbie pomieszczeń, ale i prawach, które przysługują w związku z nią właścicielowi, na przykład udział w częściach wspólnych.
• Rozdział II – Własność. Obejmuje dane o właścicielu, właścicielach czy użytkowniku nieruchomości.
• Rozdział III – Prawa, roszczenia i ograniczenia. Zawiera dane dotyczące praw i roszczeń obejmujących daną nieruchomość. 
• Rozdział IV – Hipoteka. Zawiera informacje o hipotekach, dlatego z tego rozdziału można dowiedzieć się, czy nieruchomość jest obciążona hipoteką, a jeśli tak, to na jaką kwotę, w jakiej walucie i na czyją rzecz jest ustanowiona dana hipoteka.

Obecnie o wiele łatwiej jest sprawdzać wpisy w księgach wieczystych nieruchomości, ponieważ dokumenty te mają w wielu przypadkach postać elektroniczną. Księga wieczysta online dostępna jest za pośrednictwem strony internetowej: ekw.ms.gov.pl. To witryna prowadząca do elektronicznych ksiąg wieczystych, rejestru obsługiwanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Serwis umożliwia:

• przeglądanie księgi wieczystej,
• składanie wniosków o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych,
• weryfikację autentyczności wydruku z KW,
• dostęp do elektronicznych zawiadomień o wpisie i informacji o stanie sprawy o wpis w księdze wieczystej za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP.

Przeglądanie wpisów umieszczonych w KW wybranego mieszkania najłatwiej przeprowadzić, kiedy znany jest numer księgi. Można go pozyskać od sprzedającego. Jeśli ten go nie zna, jest to sygnał, że albo nieruchomość nie ma księgi wieczystej, albo sprzedający coś ukrywa. 

Sprawdź: Hipoteka a kredyt hipoteczny – czy znasz różnicę? >>

Jak sprawdzić czyja jest księga wieczysta?

Jak sprawdzić właściciela w księdze wieczystej? Jak wspomnieliśmy wcześniej, informacje na temat właściciela nieruchomości znajdują się w rozdziale II księgi wieczystej. Znajdziemy tam następujące informacje:

• imiona i nazwisko,
• imiona rodziców,
• numer PESEL,
• informacje na temat ustroju majątkowego właścicieli, np. wspólność ustawowa majątkowa małżeńska.

W II rozdziale księgi wieczystej znajduje się również informacja na temat dokumentu będącego podstawą wpisu w księdze. Może to być umowa sprzedaży nieruchomości, umowa darowizny lub dziedziczenie lokalu. Wśród informacji znajdziemy tytuł i numer aktu notarialnego, datę jego sporządzenia oraz dane notariusza – imię i nazwisko, siedziba, a także położenie dokumentu.

Jeżeli interesują nas informacje o właścicielu nieruchomości, jednak nie znamy numeru księgi wieczystej, możemy skorzystać z ogólnopolskich wyszukiwarek ksiąg wieczystych, które umożliwiają weryfikację danych na podstawie adresu lub numeru działki. Po wpisaniu odpowiednich informacji można uzyskać dostęp do numeru księgi i sprawdzić dane właściciela nieruchomości. To bardzo istotne, jeśli np. interesuje nas konkretna nieruchomość.

Jak ustalić numer księgi wieczystej interesującego nas mieszkania? 

Księga wieczysta jest ważnym źródłem sprawdzonych i rzetelnych informacji dotyczących danej nieruchomości i powinna być pierwszym dokumentem, jaki kupujący sprawdza przed podjęciem decyzji o zakupie konkretnego mieszkania. Pojawia się jednak kolejny dylemat: jak odszukać pożądaną księgę wieczystą – po adresie czy może po numerze działki? Najłatwiej to zrobić po numerze KW. 

Należy przy tym pamiętać, że właściwie każdy ma dostęp do księgi wieczystej danego mieszkania, ponieważ system jest jawny. Wystarczy posiadać numer księgi lokalu, jeśli jednak nie da się go uzyskać, można ją sprawdzić w inny sposób.

Należy udać się do Wydziału Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, gdzie można zapytać o to, czy dana nieruchomość ma swoją księgę wieczystą. Trzeba przy tym wybrać wydział właściwy dla lokalizacji danego mieszkania. Takie same informacje można uzyskać w Sądzie Rejonowym w Wydziale Ksiąg Wieczystych. Wystarczy złożyć, ustnie lub pisemnie, prośbę o sprawdzenie, czy mieszkanie ma księgę wieczystą. Aby uzyskać jej numer, należy wykazać interes prawny do nieruchomości. 

Alternatywą, choć czasochłonną, jest skorzystanie z serwisu ksiegiwieczyste.pl. Można tam sprawdzić księgę wieczystą po adresie nieruchomości. 

Co sprawdzić w księdze wieczystej przed kupnem mieszkania? 

Księga wieczysta składa się z takich działów, jak:

• Dział I-O – Oznaczenie nieruchomości;
• Dział II – Własność;
• Dział III – Prawa, roszczenia i ograniczenia;
• Dział IV – Hipoteka;
• Wzmianki.

Po pierwsze, już na samym początku księgi wieczystej, w jej pierwszym dziale, znajdują się informacje o tym, gdzie znajduje się nieruchomość, jaka jest jej rzeczywista powierzchnia czy liczba pomieszczeń mieszkalnych. Jeśli metraż zawarty w KW jest inny od tego, jaki właściciel deklarował w ogłoszeniu o sprzedaży, to powinno to zostać wyjaśnione. Każdy dodatkowy metr czy wręcz przeciwnie – każdy metr kwadratowy powierzchni mieszkalnej mniej, powinien znaleźć swoje odzwierciedlenie w cenie sprzedaży mieszkania. 

Z rozdziału pierwszego KW można uzyskać informacje o lokalach przynależących do mieszkania, czyli na przykład kupujący może dowiedzieć się, czy do lokalu przynależą piwnica, strych lub komórka gospodarcza.

W rozdziale II KW istotne są informacje dotyczące tego, do kogo pod względem prawnym dana nieruchomość należy. Nie zawsze osoba podająca się za właściciela, rzeczywiście nim jest, może też być tak, że mieszkanie nie jest własnością tylko jednej osoby, ale kilku. Z treści księgi wieczystej może wynikać, że mieszkanie objęte jest współwłasnością, dlatego żeby je kupić, trzeba podpisać akt notarialny ze wszystkimi współwłaścicielami. 

Co zawiera księga wieczysta, jeśli chodzi stricte o stan prawny nieruchomości? W części trzeciej KW znajdują się informacje dotyczące ograniczonych praw rzeczowych oraz ograniczeń w rozporządzaniu nieruchomością. Jeśli w stosunku do właściciela nieruchomości zostało wszczęte postępowanie egzekucyjne obejmujące mieszkanie, w dziale III KW znajdą się właśnie takie informacje. 

Dla kupującego mieszkanie bardzo ważne są informacje wpisane ponadto w dziale IV KW nieruchomości, odnoszą się one bowiem do obciążenia lokalu hipoteką. Jeśli na przykład na zakup mieszkania zaciągnięty był kredyt hipoteczny, to informacje na ten temat znajdą się w dziale IV KW, ponieważ dla takiego zobowiązania konieczne jest ustanowienie zabezpieczenia w postaci wpisu hipoteki na rzecz banku do księgi wieczystej nieruchomości. 

Czy wiesz: jak wypełnić wniosek o wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej? >>

Co zrobić, jeżeli nieruchomość nie posiada księgi wieczystej? 

Zdarza się, że dla mieszkania, które ma być obiektem transakcji sprzedaży, nie została jeszcze założona księga wieczysta. Czy można sprzedać nieruchomość bez księgi wieczystej, czy też musi ona zostać założona dla mieszkania, które chcemy sprzedać? 

Nieruchomość bez księgi wieczystej może być sprzedana – nie jest to okoliczność, która powodowałaby ograniczenia w dysponowaniu takim mieszkaniem przez właściciela. Z perspektywy potencjalnych kupujących może być to jednak przeszkodą i zniechęcać ich do podpisania aktu notarialnego. Nie są bowiem w stanie sprawdzić stanu prawnego i właścicielskiego mieszkania, jakie ma być przedmiotem transakcji kupna i sprzedaży. Ustawa z dnia 6 lipca 1982 roku o księgach wieczystych i hipotece zachęca wręcz posiadaczy nieruchomości bez księgi wieczystej do wpisywania swoich własności do centralnego rejestru i zakładania ksiąg. 

Jak sprawdzić nieruchomość bez księgi wieczystej? Jest to możliwe, choć nieco kłopotliwe dla kupującego. Powinien on sięgnąć wówczas do takich dokumentów związanych z kupowaną nieruchomością jak:

• akty notarialne;
• postanowienia sądowe, w których sąd stwierdził nabycie spadku, działu spadku lub zasiedzenie;
• akty własności ziemi;
• decyzje administracyjne o zwrocie nieruchomości;
• umowy przeniesienia własności zawierane przed naczelnikiem gminy w latach 1978–1982.

Jak wygląda założenie księgi wieczystej? 

Jeśli dla danej nieruchomości nie istnieje księga wieczysta, to jak ją założyć? Dokonuje się tego w przypadku nieruchomości pochodzących z rynku pierwotnego lub wtórnego. KW trzeba założyć także i wtedy, gdy dokumenty dotyczące mieszkania zostały zniszczone lub zaginęły. 

Istnieją dwa sposoby na założenie księgi wieczystej:

• osobiście w sądzie rejonowym właściwym dla lokalizacji nieruchomości,
• za pośrednictwem notariusza.

Decydując się na samodzielne założenie KW, należy udać się do sądu rejonowego właściwego dla położenia nieruchomości. Trzeba złożyć wniosek o założenie księgi wraz z dokumentem potwierdzającym własność lokalu oraz załączniki w postaci:

• wniosku o wpis w księdze wieczystej,
• określenia współwłaścicieli,
• pełnomocnictwa.

Dokumentem, który potwierdza ponad wszelką wątpliwość prawo własności do nieruchomości, mogą być akt notarialny, postanowienie sądowe lub zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej w przypadku przekształcenia użytkowania wieczystego.

Wnioskiem, który staje się podstawą utworzenia księgi wieczystej dla danej nieruchomości, jest wniosek sporządzony na druku KW-ZAL. Uprawnionymi do jej założenia są jego właściciel lub osoba, której przysługuje określone prawo do nieruchomości, lub jej pełnomocnik. 

Co ciekawe, nie zawsze założenie księgi wieczystej dla mieszkania jest możliwe. Ma to związek ze spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu usytuowanego w budynku położonym na gruncie, do którego spółdzielnia nie ma właściwego tytułu prawnego. Niemożliwe jest więc ujawnienie mieszkania w księdze wieczystej. Taki lokal nie może być obciążony np. kredytem hipotecznym, bo wymaga on ustanowienia zabezpieczenia w postaci hipoteki na rzecz banku wpisanej właśnie do księgi wieczystej nieruchomości.

Ile kosztuje założenie księgi wieczystej?

Niestety, nie można założyć księgi wieczystej za darmo. Trzeba liczyć się z poniesieniem pewnych kosztów w związku z utworzeniem przez sąd rejonowy takiego dokumentu. Ile to wyniesie? Za założenie KW dla nieruchomości pobierana jest opłata sądowa w wysokości 100 zł, a za wpis prawa własności trzeba dodatkowo zapłacić 200 zł. Do niedawna opłata za wniosek o założenie księgi wieczystej wynosiła 60 zł, wzrosła jednak w sierpniu 2019 roku. 

Jeśli jednak założenie księgi wieczystej ma odbyć się za pośrednictwem notariusza, trzeba jeszcze opłacić taksę notarialną za taką czynność w wysokości 200 zł plus podatek VAT, a także zapłacić za odpis aktu notarialnego – 6 zł plus VAT za każdą stronę wydawanego odpisu.

Co jest ważniejsze – księga wieczysta czy akt notarialny?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Przy transakcji związanej ze sprzedażą nieruchomości mamy do czynienia z różnymi dokumentami potwierdzającymi jej stan prawny. Najważniejsze to księga wieczysta oraz akt notarialny. Co ma większe znaczenie? Pamiętajmy o tym, że rejestrem, który pozwala ustalić status nieruchomości, jest księga wieczysta. Wynika to z przepisów Ustawy o księgach wieczystych i hipotece.

Czy księga wieczysta jest obowiązkowa? Nie istnieje obowiązek jej założenia, jednak jeśli już istnieje, należy dokonywać w niej wpisów. Z kolei akt notarialny jest dokumentem urzędowym, który potwierdza nabycie nieruchomości, jednak nie zawiera informacji o jej ewentualnym zbyciu po jakimś czasie. Warto jednak wiedzieć, że już samo podpisanie aktu notarialnego przenosi własność na kupującego – niezależnie od tego, kiedy nastąpi wpis na rzecz nowego właściciela w księdze wieczystej.

Odpowiadając na pytanie – co jest ważniejsze, księga wieczysta czy akt notarialny, warto wziąć też pod uwagę przytaczaną wcześniej zasadę rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych, wedle której istnieje domniemanie zgodności treści wpisanych do księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym. Ma to duże znaczenie w przypadku różnic pomiędzy stanem prawnym a informacjami zawartymi w księdze, np. gdy ktoś w nabędzie nieruchomość od osoby, która widnieje jako właściciel w księdze wieczystej, ale w rzeczywistości nim nie jest. Taki spór rozstrzyga się na korzyść kupca działającego w dobrej wierze.